Cómo llevar el control de inventario de una tienda

Empieza por un catálogo que no se preste a confusión

Asigna a cada producto un nombre claro, una categoría y un código estable. Si vendes la misma camiseta en varias tallas, identifica cada variante. Si manejas un artículo por unidad y por paquete, define cómo registrarás cada presentación antes de empezar a vender.

Evita nombres como ‘varios’ para mercancía que necesitas contar. Un registro genérico puede simplificar una venta aislada, pero después dificulta saber qué salió. Busca duplicados y acuerda quién tiene permiso para crear nuevos productos.

Cuenta antes de cargar las existencias iniciales

Escoge un momento con poco movimiento y divide el local por zonas. Cuenta estantes, almacén y mercancía apartada, evitando incluir dos veces la misma unidad. Separa artículos dañados o no disponibles para la venta.

Si continúas vendiendo mientras cuentas, registra las operaciones ocurridas durante el conteo para reconciliarlas al final. Guarda la fecha y la persona responsable. Esa referencia permite entender por qué el primer saldo cambió durante la jornada.

Registra cada tipo de movimiento

No todo producto devuelto vuelve automáticamente a estar disponible: primero comprueba su estado. Tampoco sumes una compra cuando la pediste si aún no la has recibido. El criterio debe representar mercancía física que realmente está bajo tu control.

• Entrada: cantidad recibida y documento o referencia de origen.
• Venta: producto y cantidad entregados al cliente.
• Devolución: mercancía recibida de vuelta y condición en la que queda.
• Traslado: salida de una ubicación y recepción en otra.
• Ajuste: diferencia detectada, explicación y responsable.

Un ejemplo para revisar las cantidades

Supón que inicias con 40 unidades, recibes 20, vendes 15 y retiras 2 por daño. El saldo esperado es 43 unidades: 40 + 20 − 15 − 2. Si el conteo físico da 41, existe una diferencia de 2 que debes investigar.

Busca una venta no registrada, una recepción capturada con otra cantidad o un traslado pendiente. No ajustes el número solo para que coincida: documenta lo encontrado. El ejemplo es ilustrativo y no representa resultados de un cliente de Merivali.

Establece una rutina de revisión y reposición

Revisa con mayor frecuencia los artículos de alta salida o con diferencias repetidas. Reserva otra jornada para categorías con menos movimiento. Mantén una lista de las discrepancias y revisa si se concentran en un producto, presentación o proceso.

Para decidir qué reponer, compara ventas recientes con existencias y tiempo habitual de entrega. Ten presente promociones, estacionalidad y pedidos excepcionales. Una cantidad mínima elegida sin ese contexto puede generar faltantes o compras innecesarias.

Consulta cada sucursal por separado

Tener diez unidades entre todos los locales no significa tener diez en el mostrador donde te las solicitan. Comprueba la ubicación antes de prometer una entrega y registra los traslados cuando se realizan, no al final de la semana.

Merivali permite organizar productos y consultar existencias por sucursal. Mantén la disciplina de registro y contrasta los datos con conteos físicos: el programa no sustituye la comprobación de lo que realmente entró o salió.

Preguntas frecuentes